Duyurular Yeni Yazışma Kodları(1 Ocak 2013 itibari ile)

Yeni Yazışma Kodları(1 Ocak 2013 itibari ile)

Yeni Yazışma Kodları(1 Ocak 2013 itibari ile)

 

1 Ocak İtibari ile Resmi yazışmalarda Sayı Kodu değişmiş olup aşağıdaki uyarılara göre resmi yazıların yazılması önemle rica olunur.

Resmi yazışmaların “sayı” bölümünde kullanılan Haberleşme Kodları, resmi yazının hazırlanmış olduğu birimin sırasıyla devlet teşkilatı içerisinde bulunduğu erki (yasama/yürütme/yargı), bu erk içerisindeki kurumunu, kurumun alt birimini ve varsa daha alt birimleri göstermektedir. Bu nedenle devlet teşkilatında meydana gelen değişikliklere paralel olarak değişmektedir. Örneğin Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğünün Haberleşme Kodu, Başbakanlığa bağlı iken “B.02.1.KYK” iken Gençlik ve Spor Bakanlığına bağlandığında “B.20.1KYK” şeklinde değişmiştir.

Günümüzde kamu kurum ve kuruluşları tarafından geliştirilen Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) içerisinde, resmi yazıların değişken nitelikte olan Haberleşme Kodlarına dayalı olarak üretilmesi ve arşivlenmesi elektronik ortamda problemler oluşturmaktadır. Örneğin Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğünün elektronik belge arşivini “B.02.1.KYK” koduna dayalı olarak oluşturmuş olduğu düşünülürse Haberleşme Kodunun “B.20.1KYK” şeklinde değiştirildiğinde arşiv kayıtlarına erişim ortadan kalkacaktır. Bu nedenle DTVT’de yer alan tüm kurum ve kuruluşlar ile bunların tüm alt birimleri için tekil ve değişmez (unique) nitelikte İdari Birim Kimlik Kodları tanımlanmıştır. Bu kodlar vatandaşlarımız için tanımlanan T.C. Kimlik Numaralarına benzemektedir.

Yukarıda yapılan açıklamalar doğrultusunda, resmi yazıların “sayı” bölümünde Haberleşme Kodlarının Kullanımı yerine İdari Birim Kimlik Kodlarının kullanılmasına karar verilmiştir. Bu kapsamda tüm kurum ve kuruluşlara (Yargı kurumları ve Yerel yönetimler hariç) gönderilen resmi yazı ile değişikliğin, EBYS kullanan kurumlarda en kısa süre içerisinde (yıl sonu beklenilmeksizin), EBYS kullanmayan kurum ve kuruluşlar içinse en geç 01/01/2013 tarihi itibariyle hayata geçirilmesi gerektiği bildirilmiştir. Yargı kurumları ve Yerel yönetimlerde değişikliğin 01/02/2013 tarihi itibari ile başlatılması planlanmaktadır. Bu kapsamda tüm belediyelere ve ilözel idarelerine resmi yazı gönderilecektir.

Tüm kurum ve kuruluşlar ile bunların tüm alt birimleri için tanımlanmış olan İdari Birim Kimlik Kodlarına “dtvt.basbakanlik.gov.tr” internet adresinden ulaşılabilir.

Haberleşme Kodları ise DTVT işletilmesi kapsamında kullanılmaya devam edilecektir. Bu nedenle DTVT Görevlileri tarafından yeni kurulan kurumlar/birimler DTVT’ye haberleşme kodları ile eklenecek, hiyerarşik yapıda meydana gelen değişiklikler yine Haberleşme Kodları ile DTVT’de güncellenecektir.

 

Resmi yazıların “sayı” bölümünde kullanılan Haberleşme Kodları, yapısı gereği kurum ve kuruluşlar ile bunların birim ve alt birimlerinin hiyerarşik olarak devlet teşkilatı içerisinde bulundukları yeri göstermesi nedeniyle, kurumların teşkilat yapılarında meydana gelen değişikliklere paralel olarak sürekli değişmekteydi. Ancak kurumlar tarafından geliştirilen yazılım programlarında (özellikle elektronik belge yönetim sistemleri) kurumların teşkilat bilgisinin elektronik ortamda tanımlanmasında tekil ve değişmez nitelikte numaralara (T.C. Kimlik Numarası benzeri) ihtiyaç duyulmaktadır. Bu nedenle DTVT’de yer alan tüm kurum ve kuruluşlar ile bunların alt birimleri için tekil ve değişmez nitelikte İdari Birim Kimlik Kodları tanımlanmıştır.

Yasama organı ile yürütme organı içerisinde yer alan merkez ve taşra teşkilatlarının tamamı ve üniversitelerde, 01/01/2012 tarihi itibariyle, resmi yazıların sayı bölümlerinde Haberleşme Kodlarının (Örneğin B.08.4.MEM.0.06.11) kullanımı kaldırılarak, bunun yerine İdari Birim Kimlik Kodlarının kullanımına geçilmiştir.

Yargı Kuruluşları, Yerel yönetimler ve İl özel idarelerinde yeni kodların kullanımına ileri bir tarihte geçilecektir.

Haberleşme kodlarının kaldırılarak, İdari Birim Kimlik Kodlarının kullanımına ilişkin esaslar aşağıda gösterilmiştir.



1.Haberleşme Kodu, resmi yazıların sayı bölümünde yer alan 3 unsurdan ilkidir. Bu unsurlar sırasıyla Haberleşme Kodu, Standart Dosya Planı Kodu ve Giden Evrak Sıra Numarasıdır. İdari Birim Kimlik Kodu, sadece Haberleşme Kodu yerine kullanılacaktır. Diğer unsurların kullanımına ise aynen devam edilecektir.


Örnek:

Önceki Uygulama Yeni Uygulama
Sayı: B.02.0.İGB-542-1234 Sayı: 72131250-542-1234
Sayı: B.02.0.SGB.0.11-842.01-1745 Sayı: 27770603-842.01-1745

2. Resmi yazıların “ilgi” bölümü, ilgi tutulan resmi yazının antet bölümünde yer alan idare biriminin açıkça yazıldıktan sonra yazının tarih ve sayısının belirtilmesiyle oluşturulacaktır.
Ancak eski yönteme göre, Haberleşme Kodu kullanılarak yazılan yazılar ilgi tutulurken önceki uygulamaya göre yazılacaktır.


Örnek:

Önceki Uygulama Yeni Uygulama
İlgi: 05/02/2010 tarihli ve B.02.0.İGB-542-1234 sayılı yazı. İlgi: Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 05/02/2010 tarihli ve 72131250-542-1234 sayılı yazısı.
İlgi: 24/12/2009 tarihli ve B.08.4.MEM.0.06.03-235.02.01-345 sayılı yazı. İlgi: Ankara Valiliği İl Milli Eğitim Müdürlüğünün 24/12/2009 tarihli ve 15974166-235.02.01-345 sayılı yazısı.



3. İdari Birim Kimlik Kodlarının kullanımında, sadece yazının hazırlandığı birimin veya alt birimin kodu kullanılacaktır. Hiyerarşik sıralamaya göre öncelikle bir üst birimin, sonra ilgili alt birimin İdari Birim Kimlik Kodunun yazılması kesinlikle yanlıştır.


Örnek:

Doğru Kullanım Şekli Yanlış Kullanım Şekli
Sayı: 72131250-542-1234 Sayı: 24301013.72131250-542-1234
Sayı: 27770603-842.01-1745 Sayı: 24301013.27770603-842.01-1745

4. İdari Birim Kimlik Kodunun bilindiği ancak kodun hangi kuruma ait olduğunun bilinmediği durumlarda, İdari Birim Kimlik Kodu “dtvt.basbakanlik.gov.tr” internet adresinde bulunan arama motorundan sorgulanabilir.


Örnek: “dtvt.basbakanlik.gov.tr” internet adresinde bulunan arama motorundan İdari Birim Kimlik Kodu olarak “13855025” sorgulandığında “Başbakanlık>Strateji Geliştirme Başkanlığı>İç Kontrol Daire Başkanlığı” şeklinde tüm hiyerarşik sıralamanın gösterildiği bir sonuç alınabilecektir.

Önemle Duyurulur.

 

ÖRNEK VERİRSEK

Sayı:B.08.4.MEM.4.61.09.desimal kod/giden evrak sayısı------------değişen

Sayı:27169250/desimal kod/giden evrak sayısı---olacak

 

İLÇEMİZ OKULLARI KİMLİK NUMARALARI

MERKEZ/İÇ BİRİMLER

46748809 - TEMEL EĞİTİM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

44720043 - ORTAÖĞRETİM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

99216298 - MESLEKİ VE TEKNİK EĞİTİM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

11574679 - DİN ÖĞRETİMİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

97213031 - ÖZEL EĞİTİM VE REHBERLİK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

67010012 - HAYAT BOYU ÖĞRENME ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

56979838 - ÖZEL ÖĞRETİM KURUMLARI ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

28888851 - BİLGİ İŞLEM VE EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

39517373 - STRATEJİ GELİŞTİRME ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

47662445 - HUKUK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

89785640 - İNSAN KAYNAKLARI ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

74319659 - DESTEK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

19887405 - İNŞAAT EMLAK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

 

MİSAFİRHANELER/SOSYAL TESİSLER

74164752 - HAYRAT ÖĞRETMENEVİ

 

TEMEL EĞİTİM KURUMLARI (ANAOKULU/İLKOKUL/ORTAOKUL))

16612080 - BALABAN HACISALİH MUSAOĞLU İLKOKULU

93050477 - GÜLDEREN İLKOKULU

20078604 - MÜSLİM ATALAY İLKOKULU

86867936 - TAFLANCIK FAZLI RIZA ZENGİN İLKOKULU

66180622 - YENİKÖY İLKOKULU

20887579 - BALABAN HACISALİH MUSAOĞLU ORTAOKULU

76745232 - GÜLDEREN ORTAOKULU

84624517 - MÜSLİM ATALAY ORTAOKULU

74705906 - TAFLANCIK FAZLI RIZA ZENGİN ORTAOKULU

54797325 - İMKB YATILI BÖLGE ORTAOKULU

 

İMAM HATİP ORTAOKUL VE LİSELERİ

35867110 - HAYRAT İMAM HATİP ORTAOKULU

YAYGIN EĞİTİM KURUMLARI

66436225 - HALK EĞİTİM MERKEZİ

MESLEK LİSELERİ

71043807 - HAYRAT İMKB ÇOK PROGRAMLI LİSESİ

 

 

 

 

   

 

 

 

 Yayın:04.01.2013 - Güncelleme:04.01.2013 - 16:13 - Görüntülenme:1449 - İlgili Birim : Şube Müdürü MEHMET AYDEMİR